Qualivista est un Système de Management de la Qualité (SMQ) spécifiquement conçu pour les établissements médico-sociaux (EMS). Il repose sur une base normative composée de 160 critères, couvrant tous les aspects du fonctionnement d’un EMS : soins, administration, hôtellerie, animation, restauration, hygiène et technique. Ce cadre normatif vise à garantir une prise en charge globale et cohérente des résidents. Qualivista se distingue par son approche participative, impliquant tous les collaborateurs d’un EMS – du personnel soignant au directeur. Adopté en 2015 dans le canton du Valais, Qualivista est aujourd’hui utilisé dans plusieurs régions de Suisse.
Une méthodologie structurée pour des soins de qualité
Qualivista repose sur une démarche rigoureuse articulées autour de 7 étapes clés:
1. Préparation et diagnostic initial
Avant de mettre en œuvre Qualivista, un diagnostic initial est réalisé pour évaluer la situation actuelle de l’EMS.
- Analyse des processus existants : Identifier les forces et faiblesses dans les domaines comme les soins, l’administration ou l’hôtellerie.
- Définition des objectifs : Fixer des priorités en fonction des besoins spécifiques de l’établissement.
- Engagement de la direction : Mobiliser les responsables pour soutenir activement la démarche.
2. Définition des processus et critères
Qualivista s’appuie sur 160 critères couvrant tous les aspects du fonctionnement d’un EMS. Ces critères sont adaptés aux différents services (soins, animation, restauration, etc.) et incluent :
- Identification des processus clés : Par exemple, la gestion des flux médicamenteux ou l’organisation des animations.
- Documentation des procédures : Chaque processus est décrit en détail pour assurer une mise en œuvre uniforme par tous les collaborateurs.
3. Formation et sensibilisation du personnel
Une fois les processus définis, le personnel est formé pour comprendre et appliquer les exigences Qualivista :
- Sessions de formation ciblées : Par exemple, sur l’hygiène des mains ou la gestion des stupéfiants.
- Sensibilisation à la qualité : Encourager chaque collaborateur, du directeur au personnel d’entretien, à adopter une approche proactive.
4. Mise en œuvre opérationnelle
La phase de déploiement vise à intégrer les exigences Qualivista dans les pratiques quotidiennes :
- Suivi des indicateurs : Mesurer la performance à travers des indicateurs spécifiques (taux d’incidents, satisfaction des résidents).
- Application des procédures : S’assurer que chaque collaborateur applique correctement les processus définis.
5. Audits internes et contrôles externes
La conformité aux critères Qualivista est vérifiée par :
- Audits internes réguliers : Réalisés par le personnel formé pour identifier d’éventuelles non-conformités.
- Audits externes par un organisme accrédité : Ces contrôles garantissent une évaluation neutre et objective.
6. Revue de direction et actions correctives
Les résultats des audits sont analysés lors d’une revue de direction annuelle. Cette étape permet :
- D’évaluer l’efficacité du système : Identifier les points à améliorer.
- De mettre en place des actions correctives : Par exemple, ajuster une procédure ou renforcer une formation spécifique.
7. Recertification tous les trois ans
Pour conserver sa certification Qualivista, chaque EMS doit passer un audit de recertification tous les trois ans. Entre ces audits, des contrôles documentaires annuels sont réalisés pour garantir la continuité et l’amélioration du système. Grâce à cette démarche, chaque établissement peut offrir à ses résidents un accompagnement professionnel, humain et respectueux des normes en vigueur.
À quoi sert Qualivista dans votre établissement ?
Qualivista transforme la gestion quotidienne d’un EMS en apportant structure et clarté à tous ses processus.
- Optimisation des opérations internes : Qualivista permet aux EMS d’améliorer continuellement leurs processus internes.
- Standardisation des processus : Avec ses 160 critères, Qualivista définit des normes claires pour tous les domaines d’un EMS, garantissant une uniformité dans les pratiques et réduisant les risques d’erreurs.
- Utilisation des indicateurs de qualité : Les EMS peuvent collecter et analyser des données précises sur leurs performances, permettant de détecter rapidement les problèmes et de mettre en place des mesures correctives adaptées.
- Benchmarking : En comparant leurs performances avec celles d’autres EMS, les établissements peuvent identifier des pratiques exemplaires et s’en inspirer.
- Conformité renforcée : Qualivista vous aide à répondre facilement aux exigences légales cantonales et fédérales liées à l’exploitation d’un EMS. Vous êtes ainsi mieux préparé lors des inspections officielles.
- Satisfaction accrue du personnel : En clarifiant les rôles et responsabilités de chacun, Qualivista réduit le stress lié à l’incertitude et améliore le climat de travail.
- Suivi des objectifs : Des objectifs sont fixés et suivis régulièrement. Ils coïncident avec la finalité, la stratégie et la charte de l’institution afin de s’assurer du développement constant et structuré de l’institution.
Pourquoi un EMS se fait certifier Qualivista ?
Se faire certifier Qualivista apporte plusieurs avantages stratégiques à votre établissement :
1. Renforcer votre réputation : Une certification Qualivista montre votre engagement dans une démarche Qualité rigoureuse.
2. Attirer et fidéliser du personnel qualifié : Afficher une certification reconnue peut attirer des professionnels motivés par l’excellence.
3. Répondre aux attentes croissantes : La certification est une preuve tangible de votre engagement pour le bien-être des résidents.
4. Faciliter l’obtention ou le renouvellement de votre autorisation d’exploiter : Dans certains cantons comme le Valais, Qualivista est une exigence sine qua non.
5. Améliorer vos performances financières : En réduisant les erreurs coûteuses, vous optimisez vos ressources, tout en augmentant la satisfaction globale.
EN RÉSUMÉ
Qualivista représente bien plus qu’un simple outil administratif : c’est une véritable philosophie qui place la qualité au centre des préoccupations de chaque EMS. En harmonisant les pratiques, en impliquant tous les collaborateurs et en favorisant une culture d’amélioration continue, ce système garantit non seulement la conformité légale, mais aussi une prise en charge humaine, respectueuse et professionnelle pour vos résidents.
✔ Quelques explications des NORMES pour lesquelles Giqual peut vous accompagner dans votre démarche de certification.